Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania. Omówienie i wzór do pobrania

Sprzedaż czy wynajem mieszkania bywa procesem stresującym. Warto więc podjąć kroki,
które pozwolą nam to napięcie zredukować do minimum. Jednym ze sposobów jest protokół
zdawczo-odbiorczy, który powinien stanowić nieodzowną częścią każdej umowy. Dzięki
poprawnie przygotowanemu dokumentowi nie tylko zabezpieczymy lokal, ale także unikniemy
nieporozumień i usprawnimy cały proces. Jak powinien wyglądać dokument, z którego będą
zadowoleni i najemca i wynajmujący? 

Czym jest protokół zdawczo-odbiorczy?

Protokół zdawczo-odbiorczy to dokument zawierający dokładnie opisany stan i zawartość
lokalu. Musi być zatwierdzony i podpisany przez obie strony umowy, w dwóch
egzemplarzach. Na jego podstawie najemca i wynajmujący mają prawa do roszczeń, w
przypadku, gdy zajdzie taka konieczność. Protokół pełni także rolę potwierdzającą
przekazanie wynajmowanego lub sprzedanego mieszkania po uprzednim podpisaniu umowy.
Znacznie ułatwia także późniejsze rozliczanie opłat administracyjnych.  

Dlaczego należy pamiętać o protokole?

Podpisywanie protokołu zdawczo-odbiorczego staje się już standardem na polskim rynku
mieszkaniowym i bardzo dobrze! Jak sama nazwa wskazuje dokument ten uzupełnia się dwa
razy – po raz pierwszy podczas podpisywania umowy najmu lub sprzedaży – najemcy mają
wówczas prawo dokładnie obejrzeć mieszkanie i poprosić o zaprotokołowanie wszelkich
zniszczeń dotyczących pomieszczenia, a także jego wyposażenia. Tym samym wynajmujący
powinien wskazać wszelkie znane mu powstałe wcześniej usterki.
Bardzo często w protokole uwzględnia się także wszelkie liczniki, jak: gaz, prąd, woda, w
celu późniejszego porównania ich przy zdawaniu mieszkania i sprawiedliwego rozliczenia
opłat. Dzięki temu obie strony są zabezpieczone, ponieważ właściciele są w stanie dokładnie
określić wszelkie niepożądane zmiany w lokalu. Jednocześnie podpisany protokół gwarantuje
najemcy, że nie zostaną mu przypisane szkody, które powstały wcześniej, nie w wyniku jego
działania. 
Jeśli mieszkanie jest oddawane na wynajem, to po protokół sięga się również podczas
zdawania mieszkania – w tym czasie właściciele mają prawo dokładnie obejrzeć lokal. Jeśli
pojawiły się jakieś nowe defekty mają prawo uwzględnić je w umowie i zażądać
rekompensaty od lokatora. Spisuje się także liczniki w momencie oddawania mieszkania i na
tej podstawie rozlicza się należyte opłaty. Jednakże należy pamiętać, że za wszelkie
niezaprotokołowane skazy, zauważone po podpisaniu protokołu nie będzie odpowiedzialny
już były najemca. 

Co powinien zawierać protokół zdawczo-odbiorczy?

Nie ma jedynego słusznego wzoru czy też obowiązkowej prawnie ustalonej formy, którą przybiera protokół zdawczo-odbiorczy. Muszą znaleźć się w nim określone dane wynajmującego, najemcy i lokalu, a często także dokumenty poświadczające o prawie własności lokalu, a tym samym pozwoleniu na jego wynajem czy sprzedaż. Jednak zamieszczenie informacji o wyposażeniu jest sprawą indywidualną. Jeśli właściciel lokalu uzna, że wspominanie o kluczach czy danym meblu nie ma sensu — nie musi tego robić. Co powinien zawierać protokół zdawczo-odbiorczy? Do respektowania takiego dokumentu niezbędne okażą się poniższe informacje:

• Dane osobowe obu stron — najemcy i wynajmującego lub kupującego i sprzedającego, zawierające imię, nazwisko, numer PESEL, opcjonalnie także seria i rodzaj dokumentu tożsamości użytego do wylegitymowania się; 
• Dokładny adres wynajmowanej nieruchomości – ulica, brama, numer mieszkania, kod pocztowy i miasto; 
• Szczegółowy opis wyposażenie mieszkania i jego stanu (chodzi tu przede wszystkim o ściany, podłogi, okna, instalacje wodne i elektryczne oraz rozmaite kosztowności: meble, sprzęty RTV/AGD oraz elektronika);
• Datę i miejsce podpisania protokołu, opcjonalnie także godzinę sporządzenia dokumentu;
• Czytelne podpisy obu stron;

Warto także wskazać umowę lub akt notarialny celem potwierdzenia kupna i sprzedaży lokalu. Tak wykonany protokół zdawczo-odbiorczy należy załączyć do umowy najmu i również wykonać go w dwóch kopiach – po jednej dla najemcy i wynajmującego. W ten sposób każda ze stron posiada ważny i podpisany dokument, który w razie potrzeby może zostać porównany z tym drugim.

Czy warto dodawać fotografie jako załącznik?

Nie jest to odgórny wymóg, jednakże warto poświęcić trochę czasu i do protokołu dołączyć także zdjęcia wybranego i opisanego sprzętu. Szczególnie istotne będą tu akcesoria wrażliwe na uszkodzenie ora co kosztowniejsze elementy wyposażenia. Takie fotografie razem z datą ich wykonania i opisem stanowią niepodważalny dowód w przypadku niepewnych sytuacji. Zdjęcia nie muszą spełniać restrykcyjnych wymogów formalnych: wystarczy, że będą wyraźne i w sposób niebudzący wątpliwość pozwolą ocenić stan fotografowanych elementów. Wykonanie ich zajmie tylko chwilę, a będzie można wykorzystać je ponownie przy kolejnej umowie, o ile nie zajdą istotne zmiany. Popularnym nawykiem jest także zapisywanie ilości kompletów kluczy przekazanych nowym lokatorom. 

Protokół zdawczo-odbiorczy – podsumowanie

Protokół zdawczo-odbiorczy to żadna fanaberia na rynku mieszkaniowym, a zabezpieczenie warte zastosowania. Dołączenie go do umowy gwarantuje obustronne korzyści, zmniejsza możliwość nadużyć każdej ze stron, a przede wszystkim znacznie usprawnia przebieg przekazywania i zdawania wynajmowanego mieszkania. Stanowi także oficjalne potwierdzenie stanów liczników, a także potwierdza miejsce i datę przekazania kluczy do lokalu. To niezwykle kluczowy dokument, który powinien znaleźć się w każdej umowie – tak najmu, jak i sprzedaży mieszkania.